Rôzne používateľské role (Správca dokumentácie, Autor, Pripomienkujúci…). Každá rola má dostupné akcie nad dokumentáciou, ktoré potrebuje v rámci svojich kompetencií.
Pripomienkovanie prebieha v samotných dokumentoch v rámci funkcionalít M365 Office (napr. v MS Word). Pripomienkujúci majú právo revízie, môžu pridávať komentáre alebo text, ale text nemôžu akceptovať. Akceptáciu urobí autor dokumentu po ukončení pripomienkovania. Pripomienkovanie môže prebiehať vo viacerých kolách.
Po ukončení pripomienkovacieho kola autor zapracuje pripomienky a posunie proces ďalej, buď do ďalšieho kola pripomienok alebo na schválenie.
Publikovaním sa vytvárajú oboznamovacie úlohy na skupiny používateľov nastavené v procese tvorby dokumentácie. Používatelia si naštudujú dokumentáciu a potvrdia oboznámenie v aplikácii.
Riadená tvorba dokumentácie zabezpečuje konzistenciu dát. Povinné polia, generovanie kódu dokumentácie podľa predom určených pravidiel.
Schvaľovatelia môžu dokumentáciu schváliť alebo zamietnuť. Po schválení dokumentácie nastáva publikovanie – sprístupnenie skupinám používateľov, ktoré boli nastavené v rámci tvorby.
Systém notifikuje používateľov o dôležitých krokoch, upozorňuje na pridelené úlohy, schválenie/zamietnutie dokumentácie, o potrebe revízie.
V procese tvorby sa nastavuje, kedy treba vykonať revíziu dokumentu (spravidla za rok). Aplikácia sleduje dátum platnosti a revízie, vytvára úlohy na revíziu a posiela notifikácie.
