Zaškolenie používateľov systému je dôležitým krokom na ceste k dosiahnutiu cieľov

Každodenná realizácia dobročinných projektov organizácie Portus Praha si vyžadovala vysokú mieru koordinačného úsilia, ako aj existenciu CRM systému na evidenciu a efektívne riadenie jej aktivít. 

V septembri 2017 sa na nás Portus Praha obrátil s prosbou o pro bono činnosť – zaškolenie ich zamestnancov do Dynamics CRM a o prípadnú customizáciu systému. Nakoľko nám boli aktivity organizácie sympatické, neváhali sme ani chvíľu a okamžite sme sa pustili do tejto spolupráce. 

Po počiatočnej analýze sa potvrdilo, že nasadené CRM riešenie, ktoré nebolo prispôsobené potrebám organizácie, neumožňovalo využiť plný potenciál práce so systémom a všetky jeho výhody. 

V rámci customizácie riešenia sme implementovali následné zásadné zmeny v CRM:

• existujúci entitu „Account“ sme rozdelili na právnické a fyzické osoby;
• na entite „Account“ sa zaznamenávajú štandardné aktivity, kontaktné osoby, kontaktné informácie (adresy, telefónne a emailové kontakty), ktoré sa zobrazujú len vybraným užívateľom na základe nastavených bezpečnostných pravidiel;

• pri entite „Account“ sme zaviedli evidenciu rôznych kategórií príspevkov, napr. z nadačných akcií, dobrovoľných darov, školení, vzdelávacích kurzov, darčekových predmetov, objednaných „dobrôt s príbehom“ a pod.;
• pre každú vyššie zmienenú kategórii príspevkov sme vytvorili samostatnú entitu s vlastnými atribútmi;
• umožnili sme evidovať „Záujemcov“ (Leads), z ktorých je následne možné vytvoriť „Contacts“ (jednotlivé kontakty) či „Accounts“ (právnické a fyzické osoby) na základe vytvoreného obchodného procesu;
• výrazne sme zjednodušili formulár marketingových kampaní;
• vytvorili sme role pre používateľa tak, aby každý disponoval prístupom iba k tým subjektom a záznamom, s ktorými pracuje. To zabezpečilo nielen vyššiu bezpečnosť práce s dátami, ale predovšetkým lepšiu prehľadnosť potrebných informácií.

Po úspešnej customizácii na základe požiadaviek klienta prebehlo dvojdňové školenie, počas ktorého sa používateľom CRM riešenia z organizácie Portus Praha vysvetlilo, ako pracovať v novo navrhnutom systéme.