Z praxe sme zistili, že pri nahadzovaní faktúr robot ušetrí 50 % – 60 % pracovného času človeka. A za jednu hodinu zaeviduje robot o 31 – 37 faktúr viac ako človek.
Faktúra od prijatia až po schválenie prejde viacerými krokmi, ktoré sú z veľkej časti manuálne. Po prijatí faktúry je potrebné ju skontrolovať, priradiť k objednávke, nahrať do účtovného systému a schváliť, pričom tento proces si vyžaduje presnosť a je nutné ho vykonávať niekoľkokrát denne.
Čo urobí robot?
Robot pravidelne kontroluje došlé e-maily. Pokiaľ do e-mailu príde faktúra, prevezme ju, oskenuje, skontroluje všetky vyplnené údaje, priradí faktúru k objednávke, vyplní údaje v účtovnom systéme, nahrá samotnú faktúru a pošle ju na schválenie.
Po vykonanej služobnej ceste vypĺňa každý zamestnanec príkaz na úhradu cestovných nákladov, ktorú by mal následne jeho nadriadený a finančné oddelenie schváliť. Keď je príkaz schválený, musia sa jednotlivé položky spolu s faktúrami za hotel, blokmi za dopravu a cestovnými lístkami prepísať do systému a následne zaúčtovať. Zároveň musia byť sumy na bločkoch a faktúrach zhodné s údajmi v cestovnom príkaze. Precízna kontrola a prepisovanie jednotlivých položiek tak zaberie veľké množstvo času.
Čo urobí robot?
Hneď po schválení cestovného príkazu, oskenovaní faktúr a bločkov, robot skontroluje ich hodnoty a prepočíta príslušnú sumu diét. Pokiaľ vznikne nezrovnalosť, tak o nej informuje. Ak je všetko správne, robot prepíše jednotlivé položky do účtovného systému a priradí ich k zamestnancovi. Účtovné oddelenie dostane spätnú informáciu o vykonanej aktivite a následne môže náklady zamestnancovi preplatiť.
V rámci finančného prehľadu spracováva každá spoločnosť finančné reporty. Síce existujú určité šablóny, podľa ktorých sa reporty generujú, často je obtiažne vyhľadať a zhromaždiť potrebné údaje. Softvéroví roboti pomáhajú pri príprave interných a externých dát využiteľných na analýzu zhromažďovaním a integráciou informácií z rôznych zdrojov a vytváraním reportov.
Čo urobí robot?
Robot v definovanom čase vstúpi do určených systémov a vyhľadá požadované údaje. Keď ich zozbiera, vyhodnotí ich a uloží do akéhokoľvek formátu, napr. do Excelu, kde vytvorí požadované kontingenčné tabuľky a grafy, porovná údaje s predošlým obdobím, vytvorí predpoveď vývoja na ďalšie obdobie a pod. Po tom, ako robot vytvorí všetky potrebné reporty, pošle ich na váš e-mail aj s požadovaným komentárom.
Po vystavení faktúry a dodaní tovaru prichádza na rad zaplatenie faktúry. Spoločnosti ale častokrát prijímajú denne niekoľko faktúr a udržať si prehľad o ich splatnosti môže byť náročné. Pokiaľ ste ale dodávateľom, je nevyhnutné, aby ste mali všetky faktúry uhradené včas, a tak je potrebné obchodníkov alebo klientov častokrát urgovať.Čo urobí robot?
Robot si po zaevidovaní faktúry v systéme prečíta a zapamätá dátum jej splatnosti. V nasledujúci deň po splatnosti faktúry robot skontroluje, či bola faktúra zaplatená. Ak nie, robot pošle upozornenie zamestnancovi finančného oddelenia, prípadne obchodníkovi alebo klientovi. Po určitej dobe robot opätovne skontroluje, či bola faktúra zaplatená a túto informáciu komunikuje e-mailom na určené osoby.
Firmy musia často nakupovať veľké množstvo produktov, aby zabezpečili kontinuálny chod spoločnosti. Náklady na tieto položky môžu pozitívne, ale aj negatívne ovplyvňovať ich výnosy a zisky. S cieľom eliminovať zbytočné náklady je potrebné vybrať dodávateľa s najlepšou cenou na trhu. Samotný prieskum trhu je však časovo náročný a komplikovaný. Výber dodávateľa je častokrát manuálny a pozostáva z viacerých krokov, ako napr. príprava žiadosti o cenovú ponuku, komunikácia a diskusia s dodávateľmi, analýza a hodnotenie doručených podkladov atď.
Čo urobí robot?
Robotovi stačí poslať zoznam technického vybavenia či kancelárskych potrieb, ktoré spoločnosť potrebuje nakúpiť. Následne vyhľadá tieto produkty na internete alebo vo vopred definovaných objednávkových systémoch. Stiahne potrebné informácie, ako napríklad cenu, podrobné informácie o produkte, hodnotenia produktu a sumár pošle na e-mail. Zamestnanec si len vyberiete produkt, ktorý chce objednať, pričom samotnú objednávku urobí robot.
Každý klient banky dostáva mesačný výpis obratov na bankovom konte, ktorý je po trebné vidovať do účtovného systému. Ak však má spoločnosť bankové účty vo viacerých bankách, môže sa tento proces ľahko stať časovo náročným, pričom je potrebné dbať na presnosť pri prepise jednotlivých položiek.
Čo urobí robot?
Robot na pravidelnej báze stiahne bankové výpisy, prípadne ich importný súbor a ten následne prepíše, resp. importuje do účtovného systému. Robot nie je závislý od vonkajších faktorov, čím sa zaručuje, že pri prepise jednotlivých obratov nedôjde k chybe. Ak zároveň potrebujete priradiť jednotlivé položky z výpisu účtu k faktúram a skontrolovať, či boli faktúry zaplatené, pre robota to nie je problém. Podľa variabilného, konštantného alebo špecifického symbolu priradí platbu k objednávke a pošle informáciu, že faktúra bola zaplatená.
Archivácia bločkov, faktúr aj bankových výpisov je časovo náročný proces, ktorý si vyžaduje vysokú presnosť. Prevzaté bločky od zamestnanca je potrebné skontrolovať, prepísať položky do systému, poslať na schválenie, preplatiť a samotný bloček alebo faktúru archivovať.
Čo urobí robot?
Hneď, ako je bloček alebo faktúra naskenovaná do priečinka, robot ju skontroluje podľa vopred zadefinovaných pravidiel, overí akceptovateľné položky a pošle na schválenie. Keď je daňový doklad, resp. faktúra schválená, robot ju prepíše do účtovného systému a dokument uloží do elektronického archívu. Takto je zaistená presná evidencia jednotlivých bločkov a faktúr, a zároveň je zabezpečená ich archivácia.
Robot po prijatí faktúry automaticky dokument spracuje a zaeviduje v účtovnom systéme, čím ušetrí až 80% času stráveného touto agendou. Zamestnanci faktúru už len skontrolujú a schvália.
Vyhľadávanie údajov v rôznych systémoch je časovo náročné a náchylné na chybovosť. Robot pripraví všetky reporty kedykoľvek cez deň alebo v noci, a ráno si ich nájdete v e-maile. Pomocou RPA viete ušetriť 100% času a znížiť chybovosť na nulu.
Každý mesiac musia zamestnanci finančného oddelenia manuálne stiahnuť výpisy z bankových účtov spoločnosti a každú jednu položku nahrať do účtovného systému, čo môže zamestnancom trvať niekoľko hodín až dní. S pomocou robota sa môže táto aktivita plne automatizovať, pričom robot ju vie vykonávať aj v noci, čím ušetrí zamestnancom 100% ich času.
Kontrola zaplatených faktúr sa veľmi ľahko môže stať vyčerpávajúcou aktivitou, najmä ak ich denne vystavujete alebo prijímate desiatky. Robot dokáže kontrolovať splatnosti všetkých faktúr a posielať upozornenia klientom - dodávateľom. Vďaka tomu sa neprehliadne ani jedna faktúra.
Po každom splnení úloh robota, dostanete report s informáciami, kde robot vstúpil a čo vykonal. Robot si neukladá žiadne informácie, citlivé dáta tak ostávajú v spoločnosti.
