Cloudová aplikácia zefektívňuje evidenciu a automatizuje proces tvorby zmlúv

Spoločnosť YIT Slovakia vznikla v roku 2010 po akvizícii nadnárodnou skupinou YIT. Momentálne patrí medzi významné developerské a stavebné spoločnosti v bratislavskom regióne. Prostredníctvom svojich projektov prináša kvalitné bývanie, kancelárske a obchodné priestory na vysokej úrovni.

YIT Slovakia sa stále snaží zavádzať do praxe rozličné inovácie nielen smerom ku klientom, ale aj interne v rámci organizácie. V súvislosti s tým sa vedenie rozhodlo zefektívniť proces schvaľovania a pripomienkovania zmlúv.

Tento proces prebiehal primárne prostredníctvom e-mailovej komunikácie. Avšak bol príliš zdĺhavý – zamestnanec – tvorca zmlúv musel pracne zosumarizovať pripomienky, ktoré sa nachádzali v rôznych verziách dokumentov. Vedenie spoločnosti preto hľadalo riešenie, ktoré by pripomienkovanie a schvaľovanie zmlúv zautomatizovalo.

Po úvodných konzultáciách sme zákazníkovi navrhli vytvoriť aplikáciu postavenú na cloudovej službe Microsoft SharePoint Online, ktorá podporuje zdieľanie a spracovanie dokumentov a službe Microsoft Power Automate nápomocnej pri automatizovaní pracovných postupov, synchronizovaní súborov či informovaní prostredníctvom notifikácií.

Aké zlepšenia priniesla SharePoint aplikácia?

Aplikácia obsahuje predpripravené šablóny zmlúv, z ktorých si tvorca zmlúv môže vybrať tú, ktorá najlepšie spĺňa jeho potreby. V šablóne následne vyplní údaje ako typ zmluvy, vlastníka, výšku plnenia, dodávateľa, názov projektu, prípadne ďalšie potrebné informácie.

Po zosumarizovaní a skompletizovaní návrhu zmluvy sa spustí proces nad zmluvnou dokumentáciou. Zmluvná dokumentácia je tvorená zložkou dokumentov, v ktorej sa nachádza zmluva a podporné dokumenty:

• na základe atribútov vyplnených v zmluve systém automaticky identifikuje zamestnancov z jednotlivých oddelení, ktorých kompetenciou je pripomienkovať danú zmluvu;
• kompetentní sú o tom informovaní prostredníctvom notifikácie, ktorú obdržia na e-mail;
• aplikácia umožňuje aj delegovať pripomienkovanie na inú osobu preposlaním notifikačného e-mailu;
• samotné pripomienkovanie je možné vykonať priamo z emailu cez vložený formulár a nie je potrebné otvárať odkazy na aplikáciu;
• zadané pripomienky sa ukladajú na platformu Microsoft SharePoint Online v štruktúrovanej forme, napr. meno pripomienkujúceho, čas pripomienkovania, výhrady, stav pripomienkovania a iné;
• vlastníkovi zmluvy prichádzajú notifikácie o stave pripomienkovania jednotlivo a na záver obdrží sumárnu informáciu o ukončení celého procesu;
• po zapracovaní jednotlivých pripomienok sa spustí proces na schvaľovanie zmluvy, ktorý funguje podobným spôsobom ako pripomienkovanie, ale nad užšou skupinou ľudí.

Riešenie prinieslo zákazníkovi tieto výhody:

• efektívny nástroj na pripomienkovanie a schvaľovanie zmlúv;
• automatický výber pripomienkujúcich na základe kompetenčnej matice;
• jednoduché delegovanie na inú osobu;
• opakované zaslanie notifikácie v prípade, že kompetentná osoba neodošle pripomienky do 5 dní;
• automatické vygenerovanie krycieho listu – obsahuje kompletné údaje o celom procese pripomienkovania a schvaľovania;
• unikátne číslovanie jednotlivých zložiek dokumentov pre ľahšie identifikovanie a vyhľadávanie;
• možnosť pristupovať do aplikácie prostredníctvom mobilných zariadení kdekoľvek a kedykoľvek.

Projekt bol riadený agilnou metódou s možnosťou ďalšieho rozvoja. Implementovaný bol v úzkej spolupráci so zákazníkom v trvaní 6 týždňov.

Ak hľadáte riešenie, ktorý by zefektívnilo vaše firemné procesy, neváhajte nás kontaktovať. Sme pripravení si spoločne prejsť vaše požiadavky a navrhnúť optimálne riešenie.