CRM customizácia a školenie pre českú neziskovú organizáciu Portus Praha

Portus Praha je česká nezisková organizácia, ktorá aktívne podporuje ľudí s mentálnym postihnutím. Samotné poslanie organizácie, jej dobročinné aktivity či záujem pomáhať iným nám boli tak sympatické, že sme nezaváhali ani chvíľu, keď sa na nás obrátili s prosbou o pro bono pomoc pri customizácii ich CRM a zaškolení používateľov.

Predstavujeme vám Portus Praha

Portus Praha, z. ú. je všeobecne prospešná spoločnosť, ktorej hlavným poslaním je napomáhať, aby ľudia s mentálnym postihnutím neboli vylúčení z našej spoločnosti. Podporuje a pomáha im dôstojne bývať, pracovať a rozvíjať sa bez rozdielu voči zvyšku spoločnosti.

V rámci svojej činnosti organizujú nadačné akcie, školenia, vzdelávacie kurzy či vyrábajú darčekové predmety a tzv. „dobroty s príbehom“. Medzi ich najznámejšiu aktivitu patrí „Cihla“ – celoštátna benefičná zbierková a osvetová kampaň.

Aj neziskové organizácie potrebujú CRM

Realizácia všetkých vyššie spomenutých aktivít vyžadovalo značné koordinačné úsilie, ako aj existenciu CRM systému na evidovanie a správu kontaktov, s ktorými Portus Praha prichádzal dennodenne do kontaktu. Organizácia preto v priebehu roka 2017 rozhodla o in-house implementácii CRM systému Dynamics CRM. Nasadené CRM riešenie, ktoré nebolo prispôsobené potrebám organizácie, však neumožňovalo využiť plný potenciál systému pre riadenie vzťahov so zákazníkmi.

V septembri 2017 sa na nás Portus Praha obrátil s prosbou o pro bono činnosť – zaškolenie ich zamestnancov do Dynamics CRM a o prípadnú customizáciu systému. Nakoľko nám boli aktivity organizácie nesmierne sympatické, neváhali sme ani chvíľu a okamžite sme sa pustili do tejto spolupráce.

Fáza č. 1: Customizácia CRM riešenia

Po počiatočnej analýze sa potvrdilo, že nasadené CRM riešenie, ktoré nebolo prispôsobené potrebám organizácie, neumožňovalo využiť plný potenciál práce so systémom a všetky jeho výhody. Po dvoch stretnutiach sme sa dohodli na customizácii tak, aby plne naplnil potreby a očakávania organizácie.

V rámci customizácie riešenia sme implementovali následné zásadné zmeny v CRM:

• Existujúci entitu „Account“ sme rozdelili na právnické a fyzické osoby.
• Na entite „Account“ sa zaznamenávajú štandardné aktivity, kontaktné osoby, kontaktné informácie (adresy, telefónne a emailové kontakty), ktoré sa zobrazujú len vybraným užívateľom na základe nastavených bezpečnostných pravidiel.
• Pri entite „Account“ sme zaviedli evidenciu rôznych kategórií príspevkov, napr. z nadačných akcií, dobrovoľných darov, školení, vzdelávacích kurzov, darčekových predmetov, objednaných „dobrôt s príbehom“ a pod.
• Pre každú vyššie zmienenú kategórii príspevkov sme vytvorili samostatnú entitu s vlastnými atribútmi.
• Umožnili sme evidovať „Záujemcov“ (Leads), z ktorých je následne možné vytvoriť „Contacts“ (jednotlivé kontakty) či „Accounts“ (právnické a fyzické osoby) na základe vytvoreného obchodného procesu.
• Výrazne sme zjednodušili formulár marketingových kampaní.
• Vytvorili sme role pre používateľa tak, aby každý disponoval prístupom iba k tým subjektom a záznamom, s ktorými pracuje. To zabezpečilo nielen vyššiu bezpečnosť práce s dátami, ale predovšetkým lepšiu prehľadnosť potrebných informácií.

Fáza č. 2: Zaškolenie

Po customizácii systému prebehlo dvojdňové školenie:

• 1. deň školenia prebiehal za účasti manažérky Portus Praha Gabriely Štěpánkovej a IT špecialistu, ktorý pôvodne nasadzoval a customizoval CRM v organizácii. Počas tohto dňa sme sa venovali základnej customizácii systému, tvorbe a úprave polí, formulárov, pohľadov, dashboardov, správou užívateľov a migráciu dát.
• 2. deň školenia prebiehal za účasti všetkých používateľov CRM. Vysvetlili sme im, ako pracovať v novo navrhnutom systéme a ako vytvárať nové či evidovať už existujúce záznamy.

Ďakujeme za skvelú skúsenosť

Je potrebné spomenúť, že spolupráca prebiehala vo veľmi priateľskej a domáckej atmosfére, priamo v priestoroch Portus Praha. Veríme, že aj vďaka našej pomoci bude organizácia realizovať svoje výnimočné aktivity efektívnejšie.

Okrem poďakovania z našej strany za túto skvelú skúsenosť a špičkovú spoluprácu so zamestnancami Portus Praha by sme radi vyzdvihli profesionálny prístup a výborne odvedenú prácu našej CRM konzultantky, Olgy Rembish, ktorá sa plne podieľala na tejto dobročinnej aktivite. To dokazuje aj vyjadrenie od PR manažérky Portus Praha ohľadom našej spolupráce:

„Zavedenie CRM do Portusu sme plánovali takmer rok a spolupráca s Millenniom nás rýchlo posunula k cieľu. Boli sme nadšení, pretože počas veľmi krátkej doby nám Olga Rembish prispôsobila systém na mieru a pripravila školenie pre celú organizáciu. Teraz sa môžeme o našich klientov aj darcov starať lepšie. Za celý Portus týmto ďakuje.“ Gabriela Štěpánková, PR AKCIA CIHLA

Autor článku: Michaela Magátová