11. augusta 2023

DigiDMS - aplikácia na registráciu prijatej a odoslanej pošty.

V dnešnej technologickej ére je efektívne riadenie prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty pre organizácie častokrát chýbajúcich elementom v ddigitalizáci firiem. Narúša tak plynulý chod dokumentov a automatizáciu jednotlivých procesov v spoločnosti. Meniaci sa spôsob, akým firmy spracovávajú administratívne dokumenty si vyžaduje aj zmeny v rutinnych činnositach s dokumentami, ktoré zatiaľ nie sú elektronizované.

Veľkým pomocníkom, ktorý si dokáže hravo poradiť aj s papierovými dokumentami, je aplikácia postavená na platforme Microsoft Power Apps určená na registráciu prijatej a odoslanej pošty, ktorú sme navrhli u nás v Millenniu..

DigiDMS účinne eliminuje potrebu papierovej administratívnej dokumentácie, šetrí čas nielen pre žiadateľov, ale aj pre schvaľovateľov. Táto služba predstavuje kľúčový prvok pri digitálnej transformácii organizácie, umožňujúci efektívne spracovanie prichádzajúcej a odchádzajúcej komunikácie z rôznych zdrojov v súlade so slovenskou legislatívou.
Pošta je vďaka aplikácii registrovaná od chvíle doručenia, ešte pred spracovaním jej obsahu a pomocou QR kódov môžete sledovať jej spracovanie a tok vo firemných procesoch.
Skenovanie a elektronická evidencia obsahu dokumentov zabezpečuje presné záznamy a eliminuje tak chybovosť ľudského faktora..

Vymeňte papier za online aplikáciu

Proces spracovania pošty cez digiDMS zahŕňa niekoľko kľúčových etáp:

  • Príjem pošty: Fyzická pošta sa prijme a pridajú sa QR kódy na obálky na účely sledovania.
  • Skenovanie: Obálky a dokumenty sa pomocou skenovacieho zariadenia nahrajú do systému.
  • Pridanie metadát: K dôležitým metadátam sa pridajú značky, umožňujúce jednoduchú kategorizáciu a vyhľadávanie.
  • Klasifikácia dokumentov: Systém triedi dokumenty na základe definovaných kľúčových slov a priraďuje vhodné značky.
  • Párovanie dokumentov: QR kódy na obálkach a dokumentoch sa spárujú, zabezpečuje sa presná korešpondencia.
  • Dokončenie údajov: Metadáta sa doplnia pre každý dokument a dokumenty sa označia ako spracované.
  • Proces schvaľovania: Spracované dokumenty prechádzajú procesom schvaľovania a schvaľovateľom sa pridelia úlohy.

Ak aj vás trápi papierová dokumentácia alebo máte záujem o zefektívnenie iného firemného procesu, neváhajte nás kontaktovať. Prejdeme si vaše požiadavky a na ich základe navrhneme najvhodnejšie riešenie.

Kontaktujte nás

Ak máte otázky alebo záujem o niektoré z našich riešení

Táto stránka používa cookies

Súbory cookie používame na zhromažďovanie a analýzu informácií o výkone a používaní stránok, na poskytovanie funkcií sociálnych médií a na vylepšenie a prispôsobenie obsahu a reklám. Viac o cookies

Používate zastaralý prehliadač. Môžete si ho aktualizovať na tejto stránke.