V spoločnosti Expat Support s r. o. sme implementovali cloudové riešenie Microsoft Dynamics 365 zamerané na modul Customer Service. Implementácia systému pomohla zhromaždiť na jednom mieste všetky potrebné informácie o partneroch spoločnosti a spolupráci s nimi, žiadateľoch o víza a pobytové oprávnenia v Českej republike a o ich vízovej a pobytovej histórii.
Spoločnosť Expat Support s r. o. vybavuje širokú škálu imigračných otázok pre občanov iných krajín a spolupracuje s českými i zahraničnými firmami, ktoré zamestnávajú cudzincov. Medzi primárne služby spoločnosti patrí vybavenie všetkých druhov víz, pobytových oprávnení a pracovných povolení v Českej republike, riešenie otázok bývania, zdravotnej starostlivosti, škôl pre deti či iné záležitosti, s ktorými sa stretávajú cudzinci v Českej republike.
Vďaka novému CRM systému sa pokryl veľký rozsah požiadaviek, ktoré spoločnosť vybavuje pre svojich klientov.
Naša spoločnosť má odteraz k dispozícii prehľadný systém, ktorý nás okrem iného upozorňuje na blížiace sa dôležité termíny a exspirácie, pomáha nám počas riešenia jednotlivých požiadaviek a zrýchľuje spôsob oslovenia našich klientov.
Veronika Cyrani, zakladateľka a výkonná riaditeľka spoločnosti
Pri vybavovaní jednotlivých imigračných otázok je dôležité, aby CRM systém spĺňal podmienky ako presnosť, dôkladnosť a spoľahlivosť. V súvislosti s tým vznikli na začiatku implementácie nasledujúce požiadavky:
- prehľadnosť a jednoduchosť používania systému bez nutnosti opakovaného zadávania rovnakých dát na rôznych miestach;
- sledovanie priebehu riešenia jednotlivých požiadaviek;
- upozornenie používateľov na dôležité termíny a exspirácie počas spracovania požiadaviek;
- práca s e-mailovými šablónami a odosielanie e-mailov klientom vo striktne daných termínoch;
- dashboardy zobrazujúce súhrn najdôležitejších údajov.
Funkcionality nasadeného systému
V prvej fáze sme nasadili riešenie najmä pomocou out-of-the-box možnosti systému bez dodatočného programovania.
Výsledkom prvej fázy bolo nasadenie týchto funkcionalít:
- v module Customer Service bol upravený štandardný model entít a vytvorilo sa niekoľko custom entít, ktoré pomohli prispôsobiť systém potrebám spoločnosti;
- pre jednotlivé druhy požiadaviek bolo vytvorených celkovo 26 „Business process flows“, pričom každý proces obsahuje niekoľko pre neho špecifických fáz a povinných či nepovinných krokov, ktoré navigujú užívateľa počas spracovania jednotlivých požiadaviek;
- v systéme bolo pripravené veľké množstvo workflows, ktoré zautomatizovali vytvorenie upozornení a e-mailových šablón, ktoré užívatelia môžu využívať pri komunikácii s klientmi;
- v navrhnutom riešení môžu užívatelia zaznamenávať výdavky spojené so spracovaním jednotlivých požiadaviek, ktoré je možné využiť ako podklady pre fakturáciu mimo CRM systém;
- zavedenie jednoduchej evidencie pracovných hodín zamestnancov;
- nastavenie dashboardov, ktoré obsahujú podrobný prehľad práce a dôležité termíny.
Po skončení prvej fázy získala spoločnosť Expat Support hotové riešenie, ktoré bude v budúcnosti rozšírené v ďalších fázach o nasledujúce funkcionality:
- napojenie na Sharepoint;
- nastavenie SLA pre klientov;
- vytvorenie Knowledge base;
- rozšírenie o ďalšie Business process flows;
- rozšírenie o Sales modul;
- automatizácia fakturácie.
Analytické a implementačné práce trvali 2 mesiace a boli riadené metódou „waterfall“. Komunikácia so zákazníkom prebiehala pomocou platformy Microsoft Teams. Počas implementácie prebehlo niekoľko workshopov a školenie užívateľov, vďaka čomu zamestnanci Expat Support môžu systém používať.
Plánujete aj vy zlepšiť fungovanie rozhodujúcich oblastí vo vašej spoločnosti? Neváhajte nás kontaktovať. Radi vám poskytneme bezplatnú konzultáciu.