Online aplikácia zdigitalizovala riadenie interných procesov jedného z najväčších internetových predajcov v Európe

Aplikácia, ktorú sme dodali jednému z najväčších internetových predajcov v Európe, zjednotila a zjednodušila riadenie interných procesov v jednotlivých spoločnostiach skupiny tohto predajcu. Zavedenie centrálnej aplikácie prinieslo detailnejší prehľad o realizovaných objednávkach a o čerpaní rozpočtov oddelení. Manažment zároveň získal moderný nástroj, vďaka ktorému dokáže plánovať ďalšie biznis aktivity.

Pred začiatkom našej spolupráce neexistoval v skupine internetového predajcu centrálny systém, ktorý by slúžil na jednotnú správu interných procesov. Celý proces schvaľovania interných objednávok prebiehal najmä prostredníctvom e-mailov, telefonátov a v papierovej podobe.

Neproduktívna výmena dôležitých informácií nebola žiaduca z hľadiska časovej a administratívnej záťaže zamestnancov. Pre manažment bolo postupom času náročné si udržať prehľad o pribúdajúcich objednávkach a čerpaní rozpočtov jednotlivých spoločností.

Vedenie sa preto rozhodlo zefektívniť riadenie interných procesov, a tým zaistiť členom skupiny väčší komfort pri ich spravovaní.

Power Apps ako najvhodnejšia technológia

V úvodnej fáze projektu sme u zákazníka vykonali Proof of Concept (PoC). Zmapovali sme aktuálnu situáciu, vybrali sme najvhodnejšiu technológiu a nastavili plán projektu. Zákazník už historicky využíval Microsoft Office 365, vďaka čomu bolo možné nové riešenie postaviť na platforme Microsoft Power Apps. Ako konektor na Power Apps sa v tomto prípade využila platforma Microsoft SharePoint.

Cloudová aplikácia prepojila viaceré spoločnosti v skupine

Dodaná aplikácia zefektívnila riadenie interných procesov týkajúcich sa objednávania tovarov a služieb od dodávateľov medzi spoločnosťami v skupine. Online aplikácia podporila digitálnu transformáciu celej skupiny.

Jednotný systém pre tvorbu interných objednávok

• príprava žiadanky, z ktorej sa následne vytvorí objednávka, prebieha priamo v online aplikácii;
• centrálna databáza všetkých objednávok.

Online úložisko faktúr

• došlé faktúry sa podľa spoločného čísla automaticky spárujú so žiadankou a objednávkou;
• fakturačné oddelenie má prístup k faktúram priamo v Power Apps.

360-stupňový pohľad na celý schvaľovací proces

• aplikácia poskytuje bližšie informácie o priebehu celého procesu – údaje o objednávateľovi, procese schvaľovania, dodávateľovi, sume objednávky, o výslednej faktúre či prípadne dôvody zamietnutia žiadanky a podobne.

Zavedenie procesných workflows

• žiadateľ v online aplikácii vytvorí žiadanku – k dispozícii má niekoľko typov formulárov (napr. formulár pre štandardné žiadanku, pre rámcové alebo kľúčové dodávateľa);
• schvaľovateľovi príde automaticky vygenerovaný e-mail s požiadavkou o schválenie žiadanky;
• položky s nižším nákladom schvaľuje priamy nadriadený, naopak, najvyššiu položky zvyčajne schvaľujú členovia predstavenstva;
• schvaľovateľ žiadanku priamo v aplikácii schváli alebo neschváli (prípadne zadá dôvod zamietnutia);
• žiadateľ je o výsledku schvaľovaní informovaný e-mailom;
• zo schválenej žiadanky sa vytvorí objednávka, ktorá sa automaticky v elektronickej podobe odošle dodávateľovi.

Kontrola čerpania rozpočtov

• manažment má podrobný prehľad o čerpaní rozpočtov jednotlivých oddelení, čo napomáha zodpovednej správe finančných prostriedkov.

Prístup k dátam

• prístup k dôležitým dátam v PowerApps kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia (počítač, tablet, mobilný telefón).

Zákazník získal vďaka riešeniu tieto benefity

1. Centrálny nástroj zefektívňujúci interné procesy.

2. Cloudové riešenie optimalizovalo proces komunikácie spojenú s objednávaním a schvaľovaním tovarov a služieb – umožnilo schvaľovať jednotlivé žiadanky a vytvárať rozpočty rámcových objednávok, generovať a odosielať objednávky pod unikátnym číslom priamo z aplikácie bez nutnosti nadbytočné e-mailovej komunikácie.

3. Detailnejší prehľad o realizovaných objednávkach.

4. Prepojenie objednávok a účtovných dokladov na jednom mieste a možnosť prehľadne zobrazovať došlé účtovné dokumenty.

5. Jednoduchší proces fakturácie. Vyúčtovanie faktúry a spracovanie účtovných dokladov prebieha na základe informácií z detailov faktúr a žiadaniek.

Vďaka agilnému prístupu riadenia projektu mal zákazník k dispozícii priebežný pohľad na stav projektu a na výsledky jednotlivých šprintov.

Ak sa chcete dozvedieť viac o dodanom riešení, stiahnite si prípadovú štúdiu.

Stiahnuť prípadovú štúdiu

Ak hľadáte riešenie, ktoré by zefektívnilo vaše obchodné procesy, neváhajte nás kontaktovať. Sme pripravení si spoločne prejsť vaše požiadavky a navrhnúť optimálne riešenie.