Slovenská agentúra životného prostredia získala riešenie, ktoré zefektívnilo manažovanie fondov EÚ a prinieslo širší pohľad na realizované projekty.
Naša firma Millennium uspela vo verejnom obstarávaní, ktoré vyhlásila Slovenská agentúra životného prostredia (SAŽP). Hľadala dodávateľa aplikácie slúžiacej na efektívne riadenie procesov fondov EÚ. Od tejto aplikácie sa tiež očakávalo, že zjednoduší administratívne činností manažérov a vytvorí reporty podľa požiadaviek.
SAŽP sme dodali riešenie s názvom – „Platforma na efektívne manažovanie a riadenie procesov fondov EÚ pre unifikované riešenie podporujúce implementáciu ďalších procesov riadenia“.
Pôvodné postupy na manažovanie a riadenie procesov fondov EÚ nevyužívali žiadny nástroj na správu tejto agendy. Zamestnanci SAŽP využívali aplikácie štandardných kancelárskych balíkov formou tvorby šablón a manuálneho vypĺňania Word a Excel dokumentov. Údaje zadávané do týchto šablón neboli strojovo spracovateľné a ani z nich nebolo možné vytvoriť zostavu reportov či analýzu dát.
Dokumenty si posielali primárne e-mailmi, čo sa tiež časom ukázalo ako neefektívne. Kontrola dodržiavania lehôt bola možná iba manuálne na základe fyzickej kontroly spisu. Údaje potrebné k práci boli prevažne ukladané na lokálnych počítačoch, čo sťažovalo zastupiteľnosť jednotlivých manažérov.
SAŽP mala záujem o zefektívnenie interných procesov. Za najdôležitejšie ciele projektu boli zvolené:
Zákazníkovi sme dodali riešenie, ktoré sme prispôsobili presne podľa jeho požiadaviek.
Nový systém sme postavili na platforme Microsoft SharePoint 2019. Zároveň sme ho integrovali so systémami, ktoré zamestnanci už predtým využívali pri svojej práci (ITMS 2014, SAŽP registratúra). Všetky dáta, ktoré sú obsiahnuté v dodanom systéme alebo doťahované z iných externých kanálov, sú ďalej transformované a prezentované v podobe grafov vďaka analytickému nástroju Microsoft Power BI. 120 koncových používateľov sa do systému prihlasuje cez jednotnú prihlasovaciu politiku pomocou Active Directory.
Celý projekt bol riadený „Waterfall“ metódou, v rámci ktorej bola na začiatku vytvorená analýza, funkčná špecifikácia, nasledovala implementácia systému, testovanie a nasadenie do produkčnej prevádzky.
