V čase covidu sa dostala modernizácia technológií firiem a užitočnosť cloudových služieb do popredia. Veľa firiem modernizovalo svoje prostredie a snažilo sa tým vyjsť v ústrety zamestnancom a zákazníkom. Obmedzenia, ktoré platili, sa vzťahovali nielen na povinnosť zamestnancov byť doma, ale napríklad v službách sa obmedzoval počet zákazníkov v predajni. To všetko si vyžadovalo veľmi dobrú organizáciu, ktorá sa len veľmi ťažko riešila na papieri. Čím väčšia firma, tým častejšie bolo potrebné riadiť procesy komplexne a efektívne, teda digitálne.
Firmy často prechádzali do cloudových služieb a nakupovali licencie. Väčšinou cielili na zdieľané úložisko, rezervačné systémy a automatizáciu procesov. Dnes zisťujeme, že zákazníci často ani nevedia, čo všetko majú vďaka ich licencii k dispozícii a čo môžu využívať. Pritom toho nie je málo.
Nedávno nás oslovil zákazník s požiadavkou, či by sme dokázali využiť jeho licenciu Office 365 na maximum a pomohli mu vyriešiť automatizáciu rezervácie času jednotlivých obchodníkov v predajniach. Office 365 už v základnej licencii má k dispozícii aplikáciu s názvom Microsoft Bookings a ako názov napovedá, ide o rezervačný nástroj.
Aplikáciu je potrebné nastaviť z dvoch uhlov pohľadu:
Pre užívateľov má aplikácia dôverne známy vzhľad kalendára, ktorý je možné prepínať podľa potreby na mesačný, týždenný či denný pohľad.
Na ľavej strane sa nachádza menu na úpravu a nastavenie služieb, zoznam služieb a zoznam zamestnancov, ktorým je pre prehľadnosť priradená farba. Novovytvorená služba, teda stretnutie s konkrétnym zamestnancom, teda bude mať „jeho“ farbu.
Veľkou výhodou kalendára je synchronizácia s webovú aplikáciou Outlook. Pokiaľ má zamestnanec vo svojom pracovnom kalendári zadanú vopred naplánovanú udalosť, nebude v čase tejto udalosti k dispozícii pre inú rezerváciu. Zároveň sa všetky schôdzky prepisujú do Outlook kalendára, takže zamestnanci vidia všetky svoje schôdzky na jednom mieste.
Kalendár môže mať viac služieb a je možné vytvárať aj služby online, napr. pre online konzultácie. U služieb je možné nastaviť dĺžku trvania aj cenu služby.
Rezervačná stránka je vstup pre klienta a miestom, kde si objedná službu firmy. Formulár, ktorý vypĺňa klient na stránke, je možné prispôsobiť farbám firmy, ktorá poskytuje služby, pridať logo a umožniť klientovi, aby si vybral konkrétnu osobu pre schôdzku či službu.
Aplikácia Bookings posiela automatické e-maily s termínom rezervácie a informácie o jeho prípadnom zrušení. E-mailovú notifikáciu je možné upraviť do firemných farieb, pridať logo a notifikačný text. Potvrdzujúci e-mail obsahuje pozvánku na schôdzu, ktorú je možné pridať do svojho kalendára. Oznámenie o vzniknutej schôdzke, prípadne o jej zmene, systém odosiela klientovi aj firme.
Preklikom z notifikačného e-mailu dostane klient možnosť preplánovať alebo zrušiť už potvrdenú schôdzku. Ide o veľmi užitočnú funkciu, ktorá uvoľní už rezervovanú službu v konkrétnom čase pre iného klienta.
Nástroj Bookings zefektívnil prácu aj nám v Millenniu. Pred časom sme uskutočnili prieskum, v rámci ktorého nás zaujímal stav digitálnej transformácie slovenských a českých spoločnosti. Na prieskume sme spolupracovali s výskumnou agentúrou, ktorá jednotlivé spoločnosti obvolávala. Výsledkom telefonátov bol aj záujem o naše služby. Zamesnatnec call centra mal prostredníctvom Bookings prístup priamo do kalendárov našich obchodných manažérov, vďaka čomu mohol schôdzku naplánovať priamo počas telefonátu.
Bookings je užitočná aplikácia patriaca do rodiny Office 365, ktorá môže byť pre firmy veľmi nápomocná a je rozhodne lacnejším a dostupnejším riešením než plná customizácia procesu rezervácií. Vo výsledku šetrí čas a peniaze firmám, ktoré by za normálnych okolností museli mať pracovníka dedikovaného na vybavovanie procesu rezervácií. Je to jeden zo spôsobov, ako efektívne digitalizovať obchodné procesy vo firme.
Autorkou textu je naša kolegynka Karla Root, ktorá pracuje na pozícii konzultantky v našom českom office.
Hľadáte spoľahlivého IT partnera, ktorý vám pomôže naplniť vaše biznis ciele? Neváhajte nás kontaktovať. Náš tím si spoločne s vami prejde vaše požiadavky a navrhne najvhodnejšie riešenie.
