Heineken Slovensko digitalizuje interné procesy nasadením cloudovej aplikácie

Spoločnosť Heineken Slovensko, ktorá je lídrom na slovenskom pivnom trhu, získala moderné cloudové riešenie na schvaľovanie a vyúčtovanie pracovných ciest. Vďaka aplikácii postavenej na platforme Microsoft SharePoint Online sa zdigitalizovali interné procesy, čo spoločnosti prinieslo mnohé benefity.

Po tom, čo sme v minulosti v Heineken Slovensko implementovali CRM systém, sa vedenie spoločnosti rozhodlo pokračovať v digitalizácii procesov a zefektívniť proces podávania žiadostí o schválenie pracovnej cesty, o vyúčtovanie pracovných ciest aj schvaľovanie záloh na pracovné cesty.

Nakoľko malo vedenie záujem o zautomatizovanie interných procesov a nahradenie papierovej formy schvaľovania pracovných ciest modernejším riešením, navrhli sme implementáciu cloudovej aplikácie, ktorá by vyriešila ich aktuálnu situáciu.

Inovatívna aplikácia, postavená na báze Microsoft SharePoint Online, pokryla v rámci jedného riešenia celý proces vybavovania pracovných ciest a zároveň zachovala schvaľovacie procesy špecifické pre Heineken Slovensko.

Nasadením riešenia Travel Expenses sme získali efektívnejšiu formu schvaľovania a odstránili sme doklady v papierovej forme. Schvaľovateľ aj žiadateľ majú všetky dôležité informácie v elektronickej podobe a môžu k nim pristupovať kedykoľvek a kdekoľvek, nakoľko je nástroj k dispozícii aj na mobilných zariadeniach. Zamestnanci majú prednastavené notifikácie, vďaka čomu ich systém informuje o stave ich žiadostí. Najväčší prínos riešenia vidíme v rýchlosti celého procesu, automatizácii schvaľovania a následne aj v automatickom prenose informácií do ERP systémov, čo v konečnom dôsledku zefektívnilo celý proces. Výhodou systému je, že sa dá stále prispôsobiť potrebám zákazníka.“ Hana Vaňová, Cash & Bank Specialist.

Projekt bol riadený agilne a rozdelený do 2 častí.

Prvá časť projektu zahŕňala:

• detailnú analýzu požiadaviek zákazníka;
• návrh riešenia;
• vytvorenie aplikácie;
• vývoj 2 formulárov: Žiadosť o schválenie pracovnej cesty a Žiadosť o pridelenie zálohy.

Druhá časť projektu zahŕňala:

• import výpisov z kreditných kariet;
• reporting a export vybraných údajov do účtovného systému;
• vývoj 1 formulára: Žiadosť o vyúčtovanie pracovnej cesty.

Cloudová aplikácia priniesla spoločnosti Heineken Slovensko tieto benefity:

• centrálny nástroj na podávanie žiadostí o schválenie pracovnej cesty, pridelenie zálohy a o vyúčtovanie pracovnej cesty;
• zdigitalizovanie viacúrovňového schvaľovacieho procesu;
• elimináciu manuálneho zadávania údajov;
• prístup do aplikácie kedykoľvek a z akéhokoľvek zariadenia;
• prepojenie s účtovným systémom;
• možnosť účtovnej kontroly;
• dáta pre manažérsky reporting;
• vkladanie rozličných typov príloh do žiadostí;
• tlač formulárov.

Dodanú aplikáciu je možné podľa požiadaviek zákazníka v budúcnosti rozšíriť o ďalšie typy formulárov.

Ak sa chcete dozvedieť viac o aplikácii pre Heineken Slovensko, stiahnite si prípadové stúdie.

Máte záujem o zdigitalizovanie procesov vo vašej spoločnosti? Neváhajte nás kontaktovať, radi vám poskytneme bezplatnú konzultáciu.