Rozvoj SharePoint Online aplikácie vniesol väčší prehľad do evidencie zmlúv

Spoločnosti YIT Slovakia sme už v minulosti dodali cloudovú aplikáciu, vďaka ktorej sa zautomatizoval proces tvorby zmlúv a zefektívnila sa ich evidencia. Danú SharePoint aplikáciu sme v rámci jej rozvoja prepojili s ďalším interným nástrojom, ktorý u nášho zákazníka využívajú pri práci so zmluvami.

YIT Slovakia patrí medzi významné developerské a stavebné spoločnosti v bratislavskom regióne. Prostredníctvom svojich projektov prináša kvalitné bývanie, kancelárske a obchodné priestory na vysokej úrovni.

Spoločnosť si na kvalite zakladá ako pri poskytovaní služieb klientom, tak  aj v rámci interného fungovania. Práve z tohto dôvodu vrcholový manažment pokračuje v zefektívňovaní interných procesov. Tentokrát sa rozhodli integrovať dáta z dvoch rôznych interných nástrojov, ktoré zamestnanci využívajú pri svojej každodennej práci.

Samotnej realizácii riešenia predchádzala analýza požiadaviek zákazníka, na základe ktorej sme navrhli najvhodnejší spôsob zjednotenia aplikácií „Zmluvný nástroj“ a „Centrálny register zmlúv“ priamo v produkčnom prostredí Microsoft SharePoint Online aplikácie „Zmluvný nástroj“.

Do nami dodanej aplikácie „Zmluvný nástroj“ sme migrovali dáta a implementovali funkcionality z „Centrálneho registra zmlúv“ tak, aby sa v rámci spoločnosti používal len jeden centrálny nástroj.

Aplikácia „Zmluvný nástroj“, ktorú sme spoločnosti YIT Slovakia dodali už v minulosti, umožňuje:

• vytváranie a správu zmlúv a príslušných dokumentov;
• správu metadát nad zmluvami a dokumentami zmlúv;
• proces pripomienkovania zmlúv;
• proces schvaľovania zmlúv;
• generovanie krycieho listu;
• dynamické riadenie procesov pripomienkovania a schvaľovania na základe údajov – „metadát“ na zmluve (projekt, hodnota zmluvy, organizačná jednotka).

Integrovanie aplikácie „Centrálneho registra zmlúv“ do „Zmluvného nástroja“ zahŕňalo:

• rozšírenie funkcií „Zmluvného nástroja“ o správu naskenovaných podpísaných zmlúv, čo zahŕňalo nastavenie uchovávania, pridávania a zobrazenia týchto zmlúv;
• bezstratové zjednotenie a zlúčenie dát obidvoch nástrojov;
• vytvorenie nového flow pre pridávanie naskenovaných zmlúv;
• zabezpečenie perzistencie a referenčnej integrity dát;
• migrácia dát;
• postmigračné zjednotenie dát;
• funkcionalitu vylepšení;
• testovanie aplikácie;
• konzultačné služby.

Hlavné benefity, ktoré projekt priniesol:

• centrálne prostredie na evidenciu a správu zmlúv;
• zjednotené informácie v jednej aplikácii;
• eliminácia duplicít;
• notifikácie, napr. pridanie novej zmluvy, vykonané zmeny v zmluvách;
• riadenie oprávnení, t. j. vymedzenie toho, kto môže mať prístup k zmluvám, k jednotlivým dokumentom a upravovať ich.

Projekt bol riadený agilnou metódou v úzkej spolupráci so zákazníkom, ktorý mal po celý čas priebežný pohľad na stav projektu.

Ak hľadáte riešenie, ktoré by zefektívnilo vaše obchodné procesy, neváhajte nás kontaktovať. Sme pripravení si spoločne prejsť vaše požiadavky a navrhnúť optimálne riešenie.