3 IT riešenia, ktoré vašej spoločnosti prinesú efektívnejšiu kolaboráciu

Tímová spolupráca dnes predstavuje jeden zo základných pilierov modernej spoločnosti. Efektívna kolaborácia prináša mnohé konkurenčné výhody a zvyšuje spoločnosti kredit na trhu. Neustále sa zrýchľujúci každodenný rytmus, vzdialenosť či manažovanie projektov na viacerých úrovniach sú dôvody, prečo je podstatné klásť dôraz na proces kolaborácie.

Ponúkame vám prehľad 3 IT riešení, vďaka ktorým môžete riadiť komunikáciu v rámci jedného kanálu.

1. Kolaboratívny CRM systém

CRM systém ako kolaboračný portál ponúka široké možnosti kooperácie naprieč rôznymi oddeleniami. V CRM systéme možno zdieľať klientske údaje s cieľom maximalizovať ziskovosť či zvýšiť spokojnosť zákazníkov.

Napríklad: obchodníci vyplnia v CRM systéme všetky potrebné údaje o zákazníkoch – na základe týchto dát dokáže marketingové oddelenie presnejšie cieliť komunikáciu – to sa v konečnom dôsledku odrazí na obchodných ponukách, ktoré obchodné oddelenie pripraví presne podľa zákazníckych potrieb, ktoré vyplynuli z interakcií so zákazníkmi skrz marketing.

„Spoločnosti s úzko prepojeným obchodným a marketingovým tímom majú o 36 % vyššiu mieru udržateľnosti zákazníkov.“ MarketingProfs.

Obchodné oddelenie

Koniec poznámkam zapísaným v diáre, v kalendári či v poznámkovom bloku. Úlohou každého obchodníka je zaznamenávať údaje do CRM systému, čím sa zaručí, že:

• klientske dáta sú k dispozícii aj pre iných zamestnancov;
• manažéri majú prehľad nad prácou obchodníkov;
• informácie sú dostupné pre rozličné reporty a pre marketingové účely;
• obchodníci môžu využiť čas zmysluplnejšie než odpisovaním na interné e-maily;
• v prípade odchodu obchodníka ostávajú ním vygenerované údaje v CRM systéme.

Marketingové oddelenie

Oslovenie zákazníkov aj prostredníctvom marketingových aktivít môže mať vplyv na ich rozhodovanie. Bez kvalitne vyplnenej CRM databázy by však nebolo možné zasiahnuť tých správnych zákazníkov. Na základe údajov zo CRM systému sa vytvára zoznam zákazníkov, ktorým sa v pravidelných intervaloch posielajú newslettre / oslovujú sa v rámci prieskumu spokojnosti / pozývajú sa na rôzne eventy / cielia sa na nich marketingové kampane a iné aktivity.

Okrem toho vďaka prepojeniu CRM a MailChimpu je možné posielať marketingové materiály priamo cez CRM, čím sa zabezpečí, že obchodníci budú mať prehľad o tom, ako zákazníci interagovali s daným obsahom a aj na základe toho môžu smerovať svoje ďalšie obchodné aktivity.

Spolupráca s ďalšími oddeleniami

Kolaborácia pomocou CRM systému prebieha nielen na úrovni marketingu, obchodného oddelenia či v rámci kooperácie s manažmentom, ale aj s ostatnými oddeleniami spoločnosti.

CRM možno prepojiť s ekonomickým softvérom, čo vie byť prínosné pre ekonomické oddelenie, ktoré môže sledovať kľúčové ekonomické ukazovatele spoločnosti. Technická podpora má zasa vďaka údajom v CRM systéme dostatok informácií na dokonalú obsluhu klienta.

Napríklad: zákazník prostredníctvom call centra požiada o servis zariadenia v jeho domácnosti. Následne pracovník call centra založí v CRM systéme novú servisnú požiadavku a priradí ju servisnému technikovi, ktorému príde notifikácia. Na základe toho servisný technik dohodne so zákazníkom presný termín servisu:

• ak sa počas servisu zistí, že je potrebné objednať nový náhradný diel, servisný technik to zaznamená v CRM systéme, vďaka čomu pracovníci v sklade dostanú žiadosť na vyskladnenie náhradného dielu;
• ak servis prebehne bez potreby dodatočnej výmeny poškodených dielov, servisný technik označí v CRM systéme servisnú požiadavku za ukončenú, pričom následne môže fakturačné oddelenie obdržať požiadavku na vystavenie faktúry.

2. Knowledge Management ako podniková encyklopédia

Riešenie Knowledge Management (Manažment znalostí) poskytuje používateľom neustály prehľad o aktuálnych informáciách skrz celú spoločnosť. Hlavným cieľom riešenia je docieliť, aby sa správne informácie dostali k správnym osobám v správnom čase.

Proces poskytovania služieb má byť sprevádzaný jasnými a presnými pojmami. Zamestnanci tej istej spoločnosti budú vďaka riešeniu používať jednotný jazyk, čím sa ku klientom dostanú relevantné informácie bez rozdielu na to, ktorú pobočku navštívia. Knowledge Management, ktorý slúži ako podniková encyklopédia, pomôže tento cieľ jednoducho splniť.

Spoločnosti, ktoré sa rozhodnú implementovať riešenie pre manažment znalostí, získajú:

• zavedenie centrálnej firemnej terminológie;
• zjednotenie vnútrofiremnej kultúry;
• efektívnu výmenu informácií medzi jednotlivými oddeleniami;
• okamžitý prístup k najaktuálnejším informáciám;
• prehľadné dashboardy;
• skrátenie času vyhľadávania informácií a urýchlenie obchodných procesov;
• používateľsky prívetivé prostredie a moderný vzhľad systému;
• zvýšenie výkonnosti zamestnancov a spokojnosti zákazníkov;
• prostriedok, ktorý umožňuje rýchlejšie dosahovanie strategických cieľov.

Konkurenčná výhoda

Moderné riešenie pre manažment znalostí využívajú mnohé významné spoločnosti na Slovensku napríklad O2, Orange, VÚB banka alebo v Českej republike Raiffeisenbank.

„Nasadením Knowledge Management riešenia sme získali nástroj, ktorý nám zefektívnil tvorbu a sprístupňovanie aktuálnych informácií naprieč centrálou, pobočkami banky a call centrami. Umožnilo nám ucelenú komunikáciu so zákazníkom pri poskytovaní informácií o bankových produktoch, ako aj jednotné dodržiavanie internej politiky. Zamestnanci majú nepretržitý prístup k aktuálnym zmenám, interným postupom, manuálom, smerniciam a normám.“ Tomáš Tyl, Projektový manažér, Raiffeisenbank.

Knowledge Management je vhodný pre všetky typy a veľkosti spoločností. Každá spoločnosť si riešenie dokáže prispôsobiť podľa svojich potrieb, aby pomocou spoľahlivého systému na ukladanie existujúcich informácií a na zhromažďovanie nových poznatkov mohla jednoduchšie reagovať na zmeny na trhu.

3. Platforma pre tímovú spoluprácu Microsoft Teams

Prostredníctvom platformy Microsoft Teams, ktorá je súčasťou balíka Office 365, možno kooperovať naprieč viacerými tímami. Softvér umožňuje kolaborovať na pracovných úlohách na diaľku nielen s kolegami v rámci firmy, ale aj s klientmi.

Pracovné skupiny

• vo svojej najjednoduchšej forme umožňuje aplikácia Teams používateľom vytvoriť skupiny, v rámci ktorých môžu kooperovať – zaznamenávať poznámky, nahrávať súbory či zdieľať pracovnú plochu;
• v rámci jedného tímu sa dajú vytvoriť viaceré diskusné miestnosti alebo kanály, vďaka čomu možno ľahko sledovať vývoj v konverzáciách;
• privátne skupiny ponúkajú možnosť zdieľať obsah len s pridanými členmi, naopak otvorené skupiny obsahujú informácie určené širokému spektru používateľov;
• konverzácie v skupinách sú viditeľné pre všetkých členov na hlavnej ploche a zároveň je možné posielať aj súkromné správy;
• vďaka notifikáciám sú používatelia informovaní o všetkých aktualizáciách v jednotlivých skupinách;
• aplikácia obsahuje aj knižnicu s emotikonami, GIF či nálepkami na spestrenie komunikácie v digitálnom prostredí.

Online schôdze

• prostredníctvom Microsoft Teams je možné organizovať audiokonferencie, videokonferencie a webové konferencie;
• k online webinárom sa môže pripojiť až 10 000 používateľov bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú;
• ku schôdzam sa používatelia môžu prihlásiť aj z mobilného telefónu a rovnako je možné telefonovať inej osobe aj priamo cez aplikáciu;
• v online schôdzach sa nachádza telefónne číslo určené na zavolanie z viac ako 400 miest po celom svete, vďaka čomu sa dokážu na schôdzu pripojiť aj ľudia bez internetového pripojenia;
• aplikácia poskytuje spoľahlivé, zabezpečené a vysokokvalitné hlasové a obrazové prenosy.

Plánovanie stretnutí

• platforma ponúka prehľad o naplánovaných stretnutiach, o ich čase, predmete stretnutia a zozname osôb, ktoré sa stretnutia zúčastnia.

Virtuálna podpora

• na zvýšenie produktivity je k dispozícii približne 24 robotov s rôznymi funkciami (T-Bot dokáže odpovedať na základné a najčastejšie kladené otázky ohľadom Teamsov alebo Statsbot vie odosielať rozličné prehľady napr. skrz Google Analytics).

Customizácia

• v Microsoft Teams je možné prispôsobiť prostredie tak, aby spĺňalo požiadavky jednotlivých skupín;
• aplikácia poskytuje platformu s možnosťami rozšíriteľnosti a otvorenými rozhraniami API so všeobecnou dostupnosťou;
• pomocou prvku Záložky si môžu používatelia vytvoriť samostatné kanály a usporiadať konverzácie podľa tém, aby mali čo najrýchlejší prístup k najpoužívanejším dokumentom;
• vďaka modelu Connector dokáže Microsoft Teams poskytnúť aktualizácie a upozornenia od tretích strán.

Integrácia s ďalšími službami

• platforma Microsoft Teams je integrovaná s online balíkom Microsoft Office 365, čo umožňuje využívanie ďalších služieb ako Word, Excel, SharePoint, PowerPoint, Skype, Exchange, OneNote, Planner, Power BI či Yammer.

Bezpečnosť dát

• údaje posielané prostredníctvom Microsoft Teams sú šifrované a zakryté transparentným operačným modelom bez trvalého prístupu k používateľským informáciám;
• overovanie prebieha cez viacfázový proces, ktorý poskytuje zvýšenú ochranu identity;
• aplikácia spĺňa kľúčové štandardy dodržiavania ochrany dát vrátane ISO 27001, HIPPA, SOC 2 a modelové klauzuly Európskej Únie.

Ak uvažujete o nasadení platformy, ktorá by vo vašej spoločnosti pomohla zefektívniť proces kolaborácie, neváhajte nás kontaktovať.